Fazer um fechamento de caixa diário adequado é fundamental para verificar se as movimentações registradas condizem com o valor em caixa. Melhore seus processos de controle de caixa com disciplina, organização e outras dicas.
O fechamento de caixa é uma atividade de rotina essencial para manter as finanças em ordem e sob controle. Fechar o caixa é passar um pente fino nas movimentações da empresa para verificar se o valor disponível em caixa reflete as entradas e saídas registradas. Esta é, portanto, uma metodologia obrigatória para quem quer fazer uma boa gestão financeira.
Você talvez já tenha se deparado com um caixa ao final do expediente que não corresponde aos registros de movimentações. Essa não é uma situação incomum, especialmente em tipos de negócio que operam com um grande volume de transações e que lidam diretamente com o consumidor final. Esse é o caso do comércio varejista e do setor de serviços, por exemplo.
Se já esteve nessa situação, deve saber que inconsistências no caixa podem se tornar uma verdadeira dor de cabeça e não somente quando há dinheiro a menos em relação ao montante que foi previsto. Mesmo quando aparentemente sobra dinheiro, não se engane: é possível que essa diferença indique que de fato há algo de errado.
O fechamento de caixa é um dos elementos primordiais para o controle financeiro e deve ser uma tarefa constante na administração do seu negócio. É recomendável, portanto, que os seus processos para realizá-lo sejam definidos e organizados o quanto antes.
Confira algumas dicas que podem ser bastante úteis para desenvolver uma rotina otimizada, seja por meio de um controle sistêmico ou de um livro caixa:
1. Determine um período para seu fechamento de caixa
O fechamento de caixa encerra um intervalo de tempo específico. O controle diário de caixa é o mais comum, mas pode ser modificado dependendo da sua área de atuação e das particularidades do seu negócio. Nesse caso, é possível pensar em um modelo de caixa com fechamento por semana ou talvez mesmo um fechamento de caixa mensal.
Definir o tempo é necessário porque os valores em caixa no início e ao final do período, juntamente com o movimento de caixa, são a base para o cálculo do fechamento:
Caixa final = Caixa inicial + Entradas – Saídas
O fechamento de caixa na verdade é só o encerramento de um ciclo de atividades. O controle de caixa tem início na abertura do expediente e acompanhá-lo de perto garante qualidade, precisão e permite que você comece o próximo período organizado e sem pendências.
2. Seja minucioso e consistente
Os fatores mais importantes de todo o processo de fechamento de caixa são a organização e a disciplina. Não deixe de registrar todas as movimentações do seu caixa, por menores que elas sejam. Em vez disso, tome nota de absolutamente tudo o que entra e sai do seu caixa.
Uma transação de menor valor pode parecer insignificante, mas quando não é registrada já gera uma inconsistência no caixa. E acredite: o trabalho de encontrar uma movimentação não anotada é muito maior do que o de simplesmente registrá-la no momento certo, independente se é feito o registro de caixa manual ou gerado via sistema.
3. Utilize um sistema
Poder contar com um sistema é fundamental na hora de praticar a organização e disciplina da dica anterior. Pode ser um software de gestão sofisticado, um livro caixa em Excel ou mesmo um caderninho simples. O mais importante aqui é manter as movimentações organizadas por período e valor.
A Excel Solução oferece planilhas prontas e completas para você começar a implantar metodologias de gestão no seu negócio, tomar decisões baseadas em números e melhorar os seus resultados.
Para você monitorar as entradas e saídas diárias do seu caixa tendo e visualizar um relatório completo, recomendamos a planilha de controle e movimento de caixa diário. Com ela você obterá facilmente um relatório automatizado de resumo mensal e diário de saldo acumulado ao final de cada mês / dia de entradas e saídas, além de demonstrações em gráficos.
4. Identifique e resolva possíveis problemas
Se inconsistências no caixa do seu negócio são frequentes, talvez seja o momento de rever alguns processos para entender melhor o problema.
Os motivos mais comuns para que o valor do caixa não corresponda ao previsto são registros incompletos e entradas ou saídas ainda não processadas. Ainda assim, é possível que a diferença no caixa se deva a um motivo tão simples quanto trocos que são passados com valores errados, por exemplo. Fique atento!
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Dica extra para manter suas finanças em dia:
Ao fazer o fechamento de caixa diário, você terá o registro de movimentações realizadas no dia para saber o saldo final em dinheiro para abertura de caixa no dia seguinte. Para que você tenha uma gestão integrada do caixa com os créditos e débitos programados é necessário que você elabore um fluxo de caixa. Para facilitar a sua gestão financeira de contas a pagar e receber, recomendamos que você conheça a planilha fluxo de caixa.
