Conheça a planilha ordem de serviço para manter os chamados emitidos pela sua empresa em um sistema informatizado para facilitar a organização desses documentos e gerar dados e indicadores que podem se tornar informações estratégicas.

Saiba como esta planilha facilita sua organização:

Utilize a planilha de OS em Excel para criar, acompanhar e encerrar os chamados de sua empresa de modo fácil e rápido. Você pode acessá-los e editá-los e qualquer momento, criar documentos para impressão a partir de modelos prontos e fazer o controle por meio de painéis com gráficos e indicadores
Confira um resumo dos recursos e funcionalidades da planilha:

Cadastro inicial

Inicie o preenchimento da planilha de ordem de serviço fazendo o cadastro dos itens que estarão relacionados às suas OS. Esse cadastro inicial facilitará a tarefa de completar as etapas seguintes, poupando tempo e trabalho ao longo do processo.

Cadastro detalhado para serviços

Liste os motivos possíveis para a abertura do chamado, os tipos de serviços relacionados (manutenção, limpeza ou corretivo, por exemplo) e os agentes envolvidos (atendentes, técnicos de informática, clientes…). Você pode fazer um cadastro mais completo dos clientes, com endereço e contato, para que você tenha fácil acesso às informações quando precisar.

Registro de Ordens de Serviço

Com o cadastro pronto, é muito simples criar e fazer o controle das ordens de serviço de sua empresa. Basta registrá-las no mês correspondente e completar a data de atendimento, o motivo do chamado, o atendente e o cliente envolvidos, o serviço prestado e o técnico que o executou e os custos.

Impressão de chamados

Finalize indicando o status da ordem de serviço, o prazo para sua conclusão e o status do problema que deu origem à OS. Na aba de impressão de ordem de serviço você pode selecionar um mês e o código do chamado para criar uma versão para impressão automaticamente, com as informações disponíveis no cadastro.

Consultar visitas e agendamentos

Na seção de visitas, escolha um dia do ano para visualizar todas os agendamentos marcados para aquela data, com todas as informações sobre a ordem de serviço. Para seu maior controle, utilize também o modelo de comprovante de visita pronto para impressão, com espaços para a descrição do serviço e assinaturas dos responsáveis.

Relatórios e indicadores

A área de relatórios da planilha de ordem de serviço extrai as informações para exibi-las com gráficos e indicadores. Você pode conferir um panorama do ano, com um comparativo entre as ordens de serviço abertas e as concluídas em cada mês.

Relatórios financeiros

Tenha uma visão mais detalhada na aba seguinte, que mostra as OS abertas, pendentes e canceladas. A aba de finanças ainda mostra os custos gerados ao longo do ano e a aba de problemas mostra gráficos com os status das demandas que deram origens às ordens de serviços.

Dashboards gráficos

Para finalizar, confira na parte de dashboards uma visão geral e outra mensal das ordens de pagamentos lançadas na planilha. As informações são ilustradas com gráficos e indicadores para que você tenha maior controle dos chamados e possa tomar decisões de gestão baseadas em dados.