A matriz GUT analisa os problemas da sua empresa em suas dimensões de gravidade, urgência e tendência. A partir de critérios objetivos, esta ferramenta ajuda a definir o que é importante priorizar. Confira dicas e exemplos neste artigo:
Como começar a resolver problemas com a matriz GUT?
Imagine que você é um empreendedor e que algumas mudanças estão acontecendo no seu negócio.
Sua loja está com uma posição aberta e você vem tendo dificuldades para contratar um funcionário para preencher a vaga. Além disso, algumas contas de luz dessa mesma loja estão atrasadas. Ao mesmo tempo, você também sabe que poderia investir melhor em marketing para conquistar clientes, vender mais e lucrar mais. Diante desse cenário, por onde começar?
Estes três exemplos de problemas bastante distintos vão nos ajudar a ilustrar a utilidade da matriz GUT para estabelecer prioridades na gestão do seu negócio.
A matriz GUT
Esta ferramenta é uma da mais empregadas em gestão. Sua utilidade é auxiliar na tomada de decisões e na elaboração de um plano de ação para resoluções de problemas. Em uma organização na qual há oportunidades das mais diversas naturezas, como saber o que é mais importante priorizar?
A matriz GUT ajuda a organizar os problemas diagnosticados por você em sua empresa. Este é o primeiro passo para implementá-la e também um exercício interessante: liste todos os problemas que conseguir lembrar.
Considere o que precisa ser resolvido em termos de pessoal, materiais, produção, processos, finanças, etc… Como dono do negócio, você já deve ter pensado bastante sobre como é possível melhorar. Esta é a hora de ser bastante crítico e não deixar nada de fora.
Finalizada a lista de oportunidades, classifique cada uma delas em termos de gravidade, tendência e urgência:
• Gravidade: é a capacidade de gerar danos: qual é o impacto negativo que o problema pode ocasionar se não for devidamente solucionado?
• Urgência: é o tempo disponível para a resolução do problema. Qual é o prazo? Esta questão pode esperar?
• Tendência: é a capacidade de evolução do problema ao longo do tempo. Se postergado, o dano será maior?
Esta avaliação deverá ser feita em termos objetivos para cada categoria. Para tanto, atribua uma nota de 1 a 5 para a gravidade, tendência e urgência de cada um dos problemas.
Exemplo de aplicação da matriz GUT
Vamos voltar ao nosso exemplo, considerando os problemas de vaga em aberto, contas atrasadas e oportunidades de melhoria no marketing. Você talvez considere a resposta óbvia e pode até ter chegado no resultado de maneira intuitiva. Mesmo assim, vamos aplicar a metodologia GUT para entender como o racional por trás da ferramenta pode nos ajudar. Veja o exemplo abaixo, e a seguir a explicação:
Um problema no quadro de funcionários é relativamente grave e urgente, porque prejudica as operações já no curto prazo. Não há tendência a piorar, no entanto. Para gravidade, urgência e tendência, vamos considerar respectivamente as notas 4, 4 e 3.
As contas atrasadas representam um problema muito grave e muito urgente: sem luz não há sequer como abrir a loja. Além disso, a tendência é que o valor devido ainda aumente ao longo do tempo. Para este problema, vamos atribuir respectivamente as notas 5, 5 e 4.
As possibilidades do marketing são um problema mais estratégico. A gravidade e a urgência são baixas, mas a tendência é o prejuízo no longo prazo. Vamos considerar aqui as notas 2, 2 e 3.
Estes fatores serão utilizados para calcular a importância de cada problema no contexto. A importância será expressa por meio de um número, que é o produto das três notas atribuídas a ele. Nesse caso, a importância do problema de pessoal é 48 (4 x 4 x 3), das contas atrasadas é 100 (5 x 5 x 4) e do marketing é 12 (2 x 2 x 3).
Este resultado aponta que regularizar a situação das contas é a maior prioridade neste momento. O que é importante ter em conta é que o peso de cada fator é definido por você e sempre reflete um contexto. Isto é, estes problemas aparecem nesta ordem de prioridade neste negócio e neste momento.
A grande vantagem de aplicar a matriz GUT nos negócios é a perspectiva que ela fornece. Ao lado de problemas mais graves, questões que hoje podem até ser prioridade têm menor importância relativa e vice-versa.
A versão completa da planilha matriz GUT permite que você visualize este tipo de cenário complexo de forma simplificada e com recursos gráficos. Os relatórios e dashboards fornecem informações para você basear sua tomada de decisões em fatos e números de acordo com as informações preenchidas.
Outras ferramentas de gestão
A matriz GUT é uma ferramenta poderosa para organizar o trabalho na etapa de diagnóstico e avaliação de cenário. Além de organizar e priorizar a resolução de problemas, fazer um planejamento estratégico empresarial é essencial para definir os objetivos do seu negócio e as ações para atingi-los.
Uma outra ferramenta muito popular e bastante utilizada nesse sentido é a matriz SWOT. Este método avalia a sua posição no mercado a partir da concorrência, veja um exemplo pronto de matriz SWOT preenchido.
Há também uma série de outras ferramentas que são aplicáveis a outros momentos da gestão. A partir dos problemas identificados no diagnóstico, você pode fazer as perguntas do método 5W2H para explorar as possibilidades de cada questão e sistematizar um plano de ação para monitorar e resolvê-las.
Outros métodos ajudam a rever os processos de gestão em busca de um trabalho de maior qualidade. O diagrama de Pareto, o diagrama de Ishikawa e o ciclo PDCA são exemplos de ferramentas que você pode implementar para obter uma melhoria contínua.
Clique no nome de cada ferramenta para conhecer uma versão da planilha pronta para utilizar na sua empresa.
