Quem faz gestão de estoque já sabe como é desconfortável aguardar reposição com o saldo negativo de produtos. Também já conhece os transtornos que podem acontecer quando não há um planejamento adequado para controlar e atender os pedidos de venda.
Elencamos aqui 12 dicas essenciais que você pode colocar em prática agora para eliminar a grande maioria dos possíveis prejuízos na gestão de estoque e almoxarifado.
12 Dicas essenciais para iniciar agora uma gestão de estoque e almoxarifado:
1. LOCAL
Organize um espaço limpo para armazenar os produtos e observe as influências de clima, como umidade, ventilação de ar e temperatura. Parece obvio, mas de início é importante se certificar que foi destinado um espaço para fácil locomoção de produtos e como será feito o transporte interno (carrinho, máquinas empilhadeiras, entre outras).
2. PESSOAS
O controle e gestão de estoque é feito por pessoas. É primordial que cada tarefa tenha um responsável predefinido e que este saiba como será a interação entre as diversas atividades logísticas, como orçamento, compra, recebimento, armazenagem, transporte, estocagem, expedição, entre outras.
3. VISÃO
Faça o levantamento de cada produto armazenado e cada fornecedor em potencial. Esse levantamento pode ser uma lista feita em planilha complementando um relatório de sistema ou página impressa. O importante é ter a informação para fácil acesso, tendo os nomes e demais características do produto, assim como o fornecedor, produtos oferecidos e seus dados cadastrais atualizados.
4. CADASTRO
A partir do levantamento anterior, é hora de cadastrar cada produto por um código específico e os dados de fornecedores de maneira que você possa fazer pesquisas e usar filtros para selecionar exatamente o que precisa.
5. PEDIDOS
Identifique a quantidade que estima ser necessária para estoque mínimo e faça um pedido compatível com essa quantidade. Estabeleça datas ou períodos para fazer os pedidos. Para decisões mais acertadas nesse sentido, estude demandas de mercado e estrutura física de armazenagem e giro. Assim poderá dimensionar uma quantidade de estoque que atende sua demanda de vendas e que caiba adequadamente no seu espaço físico.
6. MOVIMENTAÇÃO
Registre as entradas e saídas de materiais do estoque com alto rigor, assim como eventuais avarias e perdas. Esse registro deve ser feito em sistema para que você possa consultar em tempo real a quantidade de estoque que a de cada produto em cada setor. Mantenha um histórico com os registros de movimentações.
7. MONITORAMENTO
Acompanhe a evolução das quantidades e valores de cada produto estocado ou armazenado no almoxarifado. O monitoramento de indicadores como o giro de estoque, é essencial para que você possa fazer projeções adequadas e calcular mais acertadamente a quantidade de estoque mínimo e custos para aquisição de produtos.
8. ANÁLISE
Identifique os produtos com maior e menor giro, demanda e retorno financeiro. Saiba mais sobre indicadores para gestão eficiente de estoque neste link.
9. CURVA ABC
Uma metodologia de análise essencial. Clique e saiba mais sobre a Curva ABC para gestão de estoque. Com ela você poderá identificar por exemplo 20% de produtos que correspondem a 80% de volume de estoque. A regra 20 / 80 também é conhecida como Análise de Pareto.
10. INVENTÁRIO
Um dos maiores problemas apontados é a quebra de estoque. Por isso, faça inventário físico x virtual regularmente e procure identificar padrões que estão ocasionando essa diferença nas quantidades.
11. MELHORIA CONTÍNUA
Gestão de estoque se faz com aprendizado e evolução constante. Avalie a qualidade e produtividade da gestão e armazenagem usando ferramentas de melhoria, como o Lean, kaizenn 5S, kanban, 5W2H e outras. Não se esqueça de compartilhar alguns dos relatórios com o departamento financeiro e vendas, por exemplo. Trabalhe de forma integrada. O sucesso depende diretamente de um ótimo entendimento entre equipes.
12. PLANILHA DE EXCEL
O Excel é uma ferramenta fácil de usar e adaptar para sua necessidade. Uma planilha bem feita permite trabalhar com todas as metodologias citadas acima, desde registros, consultas, até análises complexas para tomadas de decisão.
+ 1 DICA EXTRA PARA GESTÃO DE ESTOQUE:
Conheça outras planilhas recomendadas e ferramentas para uma eficiente gestão, planejamento e operação de estoque:
Planilha Kaizen 5S
Planilha 5W2H
Planilha Gestão de Estoque + Vendas
Planilha Diagrama de Pareto
Planilha Avaliação de Fornecedores
Planilha Kanban
